De acuerdo con el calendario de la Dian, más de 200.000 empresas ya iniciaron el proceso de emisión de nómina electrónica en Colombia y se espera que antes de diciembre de este año las 2.519.000 medianas y pequeñas empresas (Mipymes) que existen en el país, inicien el mismo trámite.
De ese número de empresas faltantes hasta la fecha, la firma de tecnología especializada en nómina electrónica Alegra.com, aseguró que proyecta emitir la nómina de más de diez mil, «finalizando el año apoyando todo el proceso de transformación digital de estas».
Un reporte elaborado por esa compañía, señaló que con esta obligatoriedad la Dian recibirá más de 20 millones de comprobantes de nómina electrónica por parte de las empresas, a través de los proveedores tecnológicos.
Por ejemplo en el 2020, la facturación electrónica fue primordial para el crecimiento de esa firma puesto que «cerramos con más 15 mil usuarios que generaban su factura electrónica con nosotros», dijo Andrés Torres, director de cumplimiento de Alegra.com.
El ejecutivo explicó que también se implementó una solución digital gratuita para las empresas o personas naturales que tengan hasta dos empleados, «buscando un apoyo ideal para las micro empresas que están iniciando y contribuyendo con la reactivación económica del país».
Respecto a las proyecciones para el último trimestre de 2021, Torres consideró que se espera cerrar este año «con casi la misma cantidad que también emitirán con nosotros su nómina electrónica».
Datos de esa empresa indican que en Colombia existen más de 99 proveedores autorizados por la Dian, habilitados para emitir facturación electrónica.
Aunque su apuesta se basa en el desarrollo de una API (protocolos utilizados para desarrollar e integrar el software de las aplicaciones), para que empresas más grandes se integren y emitan su nómina.
ABC de la nómina electrónica
¿Los obligados a facturar electrónicamente son los mismos para nómina electrónica?
A pesar de que la nómina electrónica se contempló desde el momento en que se generó la facturación electrónica, hay que tener muy en cuenta que todos los empresarios que no estén obligados a facturar electrónicamente, pero sean generadores de empleo deben expedir nómina electrónica a sus colaboradores. De igual forma, aquellos que por ley deben facturar electrónicamente y en sus negocios cumplen con relaciones laborales regidas bajo contrato, también deben expedirla.
¿Qué ocurre si se cometen errores en el soporte de nómina electrónica enviado a la Dian?
Si se llegan a presentar situaciones una vez se emite el documento soporte de pago como descontar un monto equivocado, errores aritméticos en los conceptos a pagar o en la contabilidad, fallas técnicas en el programa u olvidos al incluir algún concepto, es posible realizar modificaciones por medio de las Notas de Ajuste, que permiten efectuar anulaciones o reemplazar la versión incorrecta. Este documento se puede generar las veces que se requieran, pero la Dian siempre tomará como definitivo el último envío.
¿Cuál es la diferencia entre disponer de un proveedor tecnológico o hacer un desarrollo propio?
Además de evitar invertir tiempo y dinero, contar con un software de nómina electrónica como Siigo facilita el control y optimización de las operaciones internas al dar la posibilidad de definir liquidaciones, generar los reportes para la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales, disminuir las re-digitaciones, personalizar la nómina conforme a los datos de cada trabajador y sobre todo, evitar reprocesos al disponer en tiempo real de las últimas actualizaciones en caso de que se presenten cambios o surja una nueva ley.
¿Cuáles son las características que debe tener un software de nómina electrónica?
Al seleccionar un software de nómina electrónica es fundamental tener la garantía de que es lo suficientemente sencillo e intuitivo para agilizar los procesos y brindar todas las herramientas de capacitación y desarrollo. Teniendo en cuenta que elementos como el código CUNE y el certificado digital son obligatorios, al momento de adquirir un sistema de nómina, es necesario verificar que tenga todo incluido para que el documento no sea rechazado.